JAKARTA – Arsip mempunyai nilai dan arti yang penting bagi sebuah organisasi karena menjadi bahan bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan aparatur serta penyelenggaraan administrasi dan pertanggungjawaban nasional.

Kepala Bagian Protokoler dan Arsip Lembaga Administrasi Negara, Bambang Suhartono mengatakan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

"Jadi keberadaan arsip itu memegang peran penting dan harus menjadi perhatian," jelasnya saat acara Bimbingan teknis Penyusunan Dokumen dan Arsip pada Pusat Kajian Reformasi Administrasi LAN, di Jl. Veteran No. 10, Jakarta Pusat, Rabu (19/11). Bimtek itu menghadirkan sejumlah arsiparis di lingkungan LAN RI, antara lain : Aryono Mulyono, Mindawati dan Sapto.

Menjawab berbagai pertanyaan dari peserta bimbingan terkait pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, para Arsiparis mengatakan, pencipta arsip sebaiknya membuat klasifikasi arsip untuk memudahkan pengarsipan. Klasifikasi itu dimaksudkan untuk mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan. Selain itu, juga secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip itu diperlukan.

Mindawati menambahkan, kode klasifikasi arsip merupakan tanda pengenal isi informasi dalam arsip berdasarkan sistem tata berkas masing-masing instansi. Kode klasifikasi merupakan tahapan penting dalam tata berkas.

"Karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan dalam penyimpanan, temu balik dan penilaian arsip. Kode klasifikasi arsip dapat disusun berdasarkan pada fungsi dan kegiatan organisasi, yang dikelompokkan dalam fungsi fasilitatif dan fungsi substantif," katanya. (fat /Humas)